PARTE PRIMA
In ogni azienda la componente fondamentale di una oculata strategia commerciale è costituita dalla definizione di politiche e strategie di approvvigionamento, allineate agli obiettivi aziendali di medio-lungo periodo.
All’interno delle società, la funzione maggiormente coinvolta nella definizione degli obiettivi di approvvigionamento è da sempre l’Ufficio Acquisti.
In questo e in un successivo articolo, cercheremo di esaminare alcuni aspetti della strategia commerciale nelle piccole e medie aziende, focalizzandoci sulle criticità riscontrabili negli uffici acquisti, aiutandoci anche con alcuni esempi concreti.
- IL RUOLO CENTRALE DELL’UFFICIO ACQUISTI NELLE AZIENDE COMMERCIALI;
- COSA ACQUISTARE: LA CLASSIFICAZIONE DEI PRODOTTI A MAGAZZINO;
- DA CHI ACQUISTARE: LE MODALITA’ DI ACQUISTO E IL PREZZO;
- QUANTO ACQUISTARE: LA DETERMINAZIONE DELLE QUANTITA’ DI ACQUISTO;
- ESEMPIO PRATICO 1: OTTIMIZZAZIONE GIACENZE DI MAGAZZINO;
- ESEMPIO PRATICO 2: QUANTITA’ DI ACQUISTO.
IL RUOLO CENTRALE DELL’UFFICIO ACQUISTI NELLE AZIENDE COMMERCIALI
L’ufficio acquisti svolge una delle mansioni più importanti per l’azienda da cui spesso dipende il risultato d’esercizio.
Se nelle aziende di produzione la sua importanza risulta mitigata da altre funzioni (ci si riferisce ad esempio all’efficienza dei macchinari, al loro costo, al numero di dipendenti necessari al reparto produttivo, ad una corretta prototipazione del processo produttivo, ecc.), nelle aziende commerciali l’efficienza dell’Ufficio Acquisti genera utili, l’inefficienza inevitabilmente perdite o al limite, mancati guadagni.
Queste affermazioni derivano da un detto ormai conosciuto in tutto il mondo del lavoro che recita: “Il guadagno nelle aziende commerciali non si ha quando si vende ma quando si acquista!”
L’ufficio acquisti deve quotidianamente rispondere ai seguenti quesiti:
- COSA acquistare?
- DA CHI acquistare (quindi implicitamente DOVE acquistare e quindi le MODALITA’ di acquisto)?
- QUANTO acquistare?
COSA ACQUISTARE: LA CLASSIFICAZIONE DEI PRODOTTI A MAGAZZINO
Per rispondere a questa domanda, non ci dilungheremo sulla determinazione del “fabbisogno” che genera appunto la necessità di procedere all’acquisto qualora la quantità necessaria non sia sufficiente nello stock di magazzino, ma sulla necessaria suddivisione dello stesso.
Premesso che “fare” magazzino ha un costo (i consulenti di match advisory ripetono sempre agli imprenditori di vedere nel magazzino non i prodotti stoccati ma pile di banconote!), bisogna tentare di
efficientarlo il più possibile per ottenere la possibilità di far fronte ad ogni richiesta di vendita in maniera celere, senza avere quantità di prodotti in magazzino.
Questo è ovviamente un sogno ma, con le giuste tecniche, è possibile tendere il più possibile a realizzarlo.
Prima di tutto dobbiamo suddividere i prodotti commercializzati in due grandi categorie che determinano il modo di acquistarle. La classificazione dei prodotti a magazzino comprende principalmente:
- Prodotti a STOCK: i prodotti da tenere a stock di magazzino sono quei prodotti i cui prelievi mensili superano le due/tre volte (attenzione: prelievi non quantità vendute!);
- Prodotti di SERVIZIO: sono prodotti cosiddetti di servizio quelli il cui stoccaggio in magazzino non è conveniente (ne vendo talmente pochi che, quando necessitano, l’azienda li compra al
momento e li vende!).
Ma perché è così importante la suddivisione dei prodotti commercializzati? Perché questa classificazione ne determina la modalità di acquisto.
DA CHI ACQUISTARE: LE MODALITA’ DI ACQUISTO E IL PREZZO
Anche per le modalità di acquisto possiamo distinguere tra prodotti a stock e prodotti di servizio:
- prodotti di servizio: questi prodotti, quelli cioé che non ho in giacenza o la cui quantità è minima e verrà smaltita nel corso della settimana (o due massimo), non li posso “trattare” troppo. Data l’urgenza di averli, occorre necessariamente acquistarli dove si trovano prima ed al prezzo a cui vengono offerti: in questo modo l’azienda soddisfa la vendita.
- prodotti a stock: i prodotti che invece l’azienda “tiene” a magazzino non sottostanno alla logica della fretta (se tutto è ben pianificato) e quindi è l’azienda che decide dove comprare, tentando di “imporre” la propria richiesta di prezzo di acquisto. In ogni caso si acquista dove le condizioni sono migliori .
E’ pertanto di fondamentale importanza che il responsabile o lo staff che si occupa degli acquisti sia costantemente informato delle condizioni di vendita non solo del suo fornitore abituale ma anche e soprattutto di quelle dei suoi concorrenti.
Infatti, conoscendo esattamente le condizioni della concorrenza, può tranquillamente richiedere al fornitore di riferimento l’applicazione delle condizioni più vantaggiose offerte dagli altri.
QUANTO ACQUISTARE: DETERMINAZIONE DELLE QUANTITA’ DI ACQUISTO
Abbiamo visto come si acquistano i prodotti mediante la loro classificazione e anche il ruolo dell’ufficio acquisti che, per i prodotti da tenere a stock, deve spuntare sempre la miglior condizione possibile, trattandola ad ogni acquisto.
Quindi l’ordine con la dicitura “solito” (prezzo, pagamento, ecc.) sarà assolutamente da evitare.
Non abbiamo ancora affrontato l’argomento quantità: questa sembra la cosa più semplice da determinare.
Esistono decine di metodi, alcuni molto semplici, altri molto cervellotici e di difficile comprensione ma tutti (o quasi) analizzano le vendite effettuate in passato.
In un post successivo affronteremo proprio l’argomento relativo alle quantità da acquistare, illustrando con alcuni esempi pratici le procedure di acquisto in una media azienda commerciale.
– (continua su Strategia Commerciale: il guadagno comincia dall’acquisto – parte seconda)–
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