COME FAR FRONTE AGLI SPRECHI AZIENDALI IN 3 RAPIDI STEP

Le aziende come esseri umani?

A ben vedere le aziende potrebbero essere assimilate, sotto molti aspetti e con le dovute proporzioni, agli esseri umani: come le persone, infatti, anche le aziende non sono in grado di fare bene ogni cosa, anche se la tensione verso la perfezione è comunque sempre presente. Le persone che hanno successo, di solito, si concentrano sulle cose che sanno fare meglio e spesso raggiungono traguardi anche oltre le loro dichiarate potenzialità.

Allo stesso modo le aziende che negli ultimi anni hanno vinto la crisi e competono su mercati globali (come le cosiddette aziende “champion”) hanno concentrato la loro attenzione sulle cose che sanno fare meglio, cioè sui loro core business, sfruttando al massimo le proprie esperienze e capacità (know-how) ma soprattutto senza disperdere energie e risorse e quindi riducendo al massimo gli sprechi.

Tutto ciò per dire che nella strategia aziendale deve essere sempre ben presente una costante azione di contrasto agli sprechi aziendali, da intendersi come quelle attività che consumano risorse e non generano valore.

I 3 step per contrastare gli sprechi

Se il fine ultimo deve essere quello di contenere al massimo gli sprechi, ogni inefficienza o carenza significativa dovrebbe trovare una propria forma di misurazione e valorizzazione. Da tale valore occorrerà partire avendo come obiettivo una sua graduale diminuzione: come detto non sarà possibile azzerare gli sprechi aziendali (anche le aziende come le persone non sono perfette) ma tendere ad una loro contrazione senz’altro sì!

In definitiva i 3 step operativi dovrebbero essere i seguenti:

1. Conoscenza e misurazione:
   
   • Attività ordinarie: il primo passo è necessariamente quello di osservare ed individuare quelle attività ordinarie che, nella vita aziendale di tutti i giorni, non producono valore aggiunto per il cliente: tutte queste possono essere considerate uno spreco (pensiamo all’archiviazione dei documenti, al trasferimento di una pratica, all’invio di email interne). Chiaramente non potranno essere eliminate tutte le attività che non producono valore, ma alcune potranno senz’altro essere misurate e migliorate.
     
     Per fare un esempio una forma di spreco di questo tipo, molto comune negli uffici con l’avvento della posta elettronica, è l’eccesso di informazioni: un sistema che produce e fa circolare più informazioni di quante non sia necessario, è un sistema che genera degli sprechi di tempo e risorse, per cui occorrerà intervenire misurando le inefficienze (ad esempio il numero di email scambiate sul server interno, la dimensione degli allegati, e i relativi tempi – con valutazione del costo orario dei dipendenti coinvolti – per leggere le mail, scaricare gli allegati, ripulire le caselle, liberare spazio nel server, ecc.) e intervenire di conseguenza.
     
   • Accadimenti straordinari: sempre in riferimento al primo step, sarà importante anche misurare gli accadimenti aziendali straordinari in termini di extra costi causati da errori o sviste nelle procedure, che in normali condizioni di attività non si sarebbero verificati. L’assunto sembra banale ma non sempre si pone la giusta attenzione nel tradurre in soldi quanto abbiamo sprecato.
     
     Pensiamo ad esempio ad un reparto produttivo che, per errore, produce una serie di pezzi difettati all’interno di un lotto di fornitura più grande: la misurazione in termini monetari dello spreco non consisterà solo, in maniera diretta, nella valorizzazione del numero di pezzi corretti che dovranno essere restituiti al cliente dopo la rilavorazione, bensì, in maniera indiretta, anche nelle ore di lavoro necessarie al nuovo controllo di tutto il lotto (costo orario per dipendente, comprese ore di straordinario), al riacquisto dei materiali necessari alla rilavorazione, alle doppie spese di trasporto, agli eventuali addebiti da parte del cliente per ritardi nelle consegne, alle spese legali, e così via.
     
     Purtroppo tra le conseguenze indirette e non facilmente misurabili rientrano spesso anche i danni di immagine: molte aziende sanno bene quanto poco possa bastare, in un mercato competitivo come quello attuale, per perdere il cliente o vedersi diminuire gli ordini.

2. Azione
   
   Una volta conosciuti e misurati gli sprechi occorrerà, come detto, prendere coscienza delle azioni da intraprendere per diminuirli.
   
   La prima fase, quella della conoscenza e della misurazione è molto importante proprio perché il costo delle azioni da intraprendere per la riduzione degli sprechi deve essere commisurato al beneficio ottenibile, per non rischiare, in questa fase di azione, di trovare soluzioni più costose dello spreco che devono arginare.
   
   • Attività ordinarie: nell’esempio fatto sopra circa l’eccesso di informazioni e i conseguenti sprechi di tempo e risorse derivanti dall’uso distorto della posta elettronica interna all’azienda, potrebbe essere utile non tanto cercare un nuovo programma di posta elettronica o nuovi server, che può essere costoso in termini di manutenzione, assistenza, aggiornamenti, difficoltà di assimilazione; quanto magari più opportuno potrebbe essere un corso (magari finanziato) per l’ottimizzazione della gestione della posta a cui i dipendenti possono partecipare. Come sempre l’efficienza deve partire dalle persone che fanno parte dell’organizzazione.
     
     Accadimenti straordinari: sempre considerando l’esempio fatto sopra potrebbe essere conveniente, invece di ricorrere alle ore di straordinario da parte dei dipendenti presenti in azienda, valutare l’inserimento di profili specializzati e potenziare il reparto di controllo qualità, al fine di arginare il ripetersi di episodi per i quali escano dall’azienda prodotti che non rispondono ai minimi requisiti qualitativi richiesti dalla clientela. Anche in questo caso il confronto sulla convenienza dell’uno o dell’altro livello di costo sarà fondamentale.

3. Controllo
   
   Naturalmente il terzo step non può che consistere nella verifica dei risultati ottenuti tramite le scelte operate nel corso del secondo step.
   
   In genere avendo un piano di analisi almeno semestrale o meglio annuale si hanno gli elementi per poter confrontare i risultati delle azioni intraprese con i risultati a consuntivo del periodo precedente. Al termine di questa fase si può tornare alla fase relativa al primo step, quella della misurazione, e così via, creando così un circolo virtuoso che porterà l’azienda ad un graduale contenimento degli sprechi.

Il metodo MATCHDRIVE

Le tematiche affrontate nell’articolo e gli esempi fatti sono solo alcune delle numerose fattispecie che i consulenti di Match hanno avuto modo di riscontrare nelle aziende in cui hanno operato.

Ogni azienda ha le sua peculiarità ma in tutte si riscontrano sprechi più o meno rilevanti: in media gli sprechi individuati variano in un range dal 2% fino al 5% del fatturato.

La tua azienda ha mai provato ad individuare gli sprechi e ha mai fatto in modo di diminuirli?
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